Die ehrenamtlichen Pflichten der Eltern umfassen

• Mit-Betreuung in der Kindergruppe
• Kochen und Einkauf
• Reinigung der Räume und Materialien
• Instandsetzung, Reparaturen, Renovierungen
• Frühstücks- und Mittagsdienste
• regelmässige Elternabende
• Mitwirkung beim Dachverband
• Ehrenamtlich sind auch Aufgaben organisatorischer, rechtlicher und finanzieller Ausrichtung, die üblicherweise der Vorstand leistet
• Buchführung, Gehalts- und Steuerabrechnung
• Abrechnung von Zuschüssen und Investitionen
• Erstellung von Kalkulationen und Haushaltsplanung
• Aufbau und Unterhaltung von Kontakten zu Behörden
• Einarbeiten in Gesetzestexte
• Personalwesen und Arbeitsrecht
• Teilnahme an Arbeitskreisen

Die monatliche Elternbelastung liegt je nach Fixkosten der Gruppen zwischen 120 Euro und 300 Euro.
Nicht berücksichtigt sind dabei Frühstücks- und Essensgeld, sowie Handkassengeld für Getränke und kleinere Anschaffungen.

Der Elternbeitrag richtet sich also nach den Fixkosten (Gehälter, Miete, Nebenkosten, usw.) einer Gruppe. Deshalb sind auch die Städtischen Zuschüsse auf jede Einrichtung individuell zugeschnitten. Zur Zeit werden 55% der realen Betriebskosten den selbstorganisierten Gruppen aus den öffentlichen Mitteln der Stadt Darmstadt erstattet. Dieser Prozentsatz soll in absehbarer Zeit dem höheren Satz, den die anderen Träger vergleichbarer Einrichtungen seit 2002 erhalten, angeglichen werden. Landesmittel kommen nur unter besonderen Bedingungen in Betracht und werden von der Stadt angerechnet. Nach Vorlage eines Kostenplans jeder Gruppe für das folgende Geschäftsjahr ermittelt das Jugendamt den zu gewährenden Zuschuss, der quartalweise überwiesen wird.

Über die geleisteten Zuwendungen fordert die Stadt eine Abrechnung zum 1. März eines Jahres für das vergangene Geschäftsjahr. Es erfolgt in der Mitte des laufenden Geschäftsjahres eine „Spitzkostenabrechnung". Dabei wird eine eventuelle Überzahlung oder eine zu niedrig veranschlagte Bezuschussung durch die Stadt ausgeglichen. Bei Anschaffungen jeder Art, investiven Massnahmen und im Fall von zusätzlichen personellen Aufwendungen wegen Krankheitsausfall von Fachkräften, leisten die Eltern einer Gruppe Vorkasse.

Anträge auf Bezuschussung von investiven Massnahmen werden je nach Dringlichkeit und Finanzlage der Stadt bewilligt. Auch hier übernehmen die Gruppen zur Zeit 45% der Kosten, wobei die Eigenarbeit der Eltern mit einem von der Stadt festgelegten Stundensatz angerechnet wird.